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Datenschutzerklärung für Ausbildungs- und Seminarangebote sowie für die Vermietung von Räumlichkeiten der WS Akademie (Betreiberin ist die WS Service GmbH)

Letzte Aktualisierung: 14.05.2018

1. Allgemeines

Der WS Service GmbH, Ghegastraße 3, 3151 St. Georgen am Steinfeld, FN 408141h („WS Service“ oder "wir") ist der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und die datenschutzkonforme Verarbeitung dieser Daten wichtig. In dieser Datenschutzerklärung erklären wir, wie wir als Verantwortlicher im Rahmen der Organisation, Abwicklung und Dokumentation von Schulungs- und Seminarveranstaltungen und der Abwicklung der Vermietung von Räumlichkeiten personenbezogene Daten über Sie erheben, allenfalls weitergeben und nutzen, und wie Sie Ihre Betroffenenrechte ausüben können.

Sollten Sie Fragen bezüglich der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns haben, kontaktieren Sie uns bitte unter office@wsservice.at oder unsere Datenschutzbeauftragte Mag. Doris Haslinger MSc unter office@wsservice.at bzw. per Post an WS Service GmbH, Ghegastraße 3, A-3151 St. Georgen am Steinfeld.

2. Arten personenbezogener Daten und Verarbeitungszwecke

2.1 Daten, die Sie freiwillig bereitstellen

Arten personenbezogener Daten

Zweck der Erhebung

Kontaktdaten“, die Sie uns zur Verfügung stellen (z.B. durch das Ausfüllen von Formularen, durch Versenden von E-Mails oder telefonischen Anfragen), wie Anrede, Titel, Name, Adresse, Telefonnummer, Email-Adresse, Funktion, zugehörige Firma/Behörde.

- Um Ihre Anfragen zu unserem Unternehmen oder unserem Leistungsangebot bearbeiten und erfüllen zu können;

- Um Ihnen auf Anfrage konkrete Angebote zu unseren Leistungen zu übermitteln.

„Kundendaten“, die Sie uns (z.B. im Rahmen der Buchung einer Seminarveranstaltung oder des Abschlusses eines Mietvertrags über einen Schulungsraum) bekannt geben, wie Anrede, Titel, Name, Adresse, Telefonnummer, Email-Adresse, Firmenzugehörigkeit des Ansprechpartners beim Kunden, ggf. Kundennummer, Angaben zur bestellten Leistung, Kosten der bestellten Leistung, Zahlungsdaten (wie insbesondere Ihre UID Nummer)

- Zur Anbahnung und Abwicklung einer Geschäftsbeziehung;

- Zur Abrechnung unserer Leistungen.

Stellen Sie uns die zum Vertragsabschluss bzw. zur Abwicklung unserer Leistungen erforderlichen personenbezogenen Daten nicht bereit, so kann kein Vertrag mit Ihnen geschlossen werden bzw. ist eine Vertragsabwicklung nicht möglich.

Wenn wir Sie um andere als die oben angegebenen personenbezogenen Daten bitten, werden wir Ihnen diese und die entsprechenden Zwecke zum Zeitpunkt der Erfassung mitteilen.

2.2 Verarbeitung personenbezogener Daten von Seminarteilnehmern

Soweit zu den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecken personenbezogene Daten von Seminarteilnehmern verarbeitet werden, die nicht in direkter Vertragsbeziehung mit uns stehen, ist der Kunde verpflichtet, diese Datenschutzerklärung diesen Personen zur Kenntnis zu bringen.

Im Rahmen der Organisation, Abwicklung und Dokumentation von Ausbildungs- und Seminarveranstaltungen verarbeiten wir personenbezogene Daten von Seminarteilnehmern. Diese umfassen den zugehörigen Kunden (z.B. den Arbeitgeber des Teilnehmers), Namen, Funktion, Kontaktdaten, Schulungsinhalte, Schulungstermine und -orte, Beginn, Ende, Umfang, Dauer von Ausbildungen, An- und Abwesenheitsinformationen, Teilnahmebestätigungen, Anmeldelisten, den Vortragenden des Seminars sowie weitere Buchungen (Übernachtungen, Seminarräume und Verpflegungsleistungen).

Wir verarbeiten die oben angeführten personenbezogenen Daten zum Zweck der Organisation und Abwicklung des Ausbildungs- und Seminarbetriebs, zur Abrechnung der von uns erbrachten oder noch zu erbringenden Leistungen, zur Dokumentation der Ausbildung (Ausstellung von Teilnahmebestätigungen etc.) sowie zur Weiterentwicklung unseres Ausbildungsangebots.

2.3 Daten, die wir automatisch erfassen, Cookies und ähnliche Technologie

Informationen zu personenbezogenen Daten, die wir gegebenenfalls bei Besuch unserer Website automatisch erfassen, sowie zu Cookies und ähnlichen Technologien entnehmen Sie bitte den Nutzungsbedingungen für unsere Website.(http://www.ws-akademie.at/group/de/datenschutz).

2.4 Daten, die wir von externen Quellen erhalten

Wir können gelegentlich personenbezogene Daten über Sie von externen Quellen erhalten (wie Daten aus öffentlich zugänglichen Registern, wie dem Firmen- oder Grundbuch oder aus veröffentlichten Angaben auf Webseiten Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Organisation). Dabei prüfen wir, dass diese Dritten entweder Ihre Einwilligung haben oder auf sonstige Weise rechtlich befugt oder gezwungen sind, uns Ihre personenbezogenen Daten offenzulegen.

Die Arten von Daten, die wir von Dritten erheben, umfassen personenbezogene Daten, die aus öffentlichen Büchern ersichtlich sind, oder Ihre Kontaktdaten aus anderen öffentlich zugänglichen Quellen, wie Unternehmenswebseiten. Wir verwenden die Daten, die wir von diesen Dritten erhalten, zu folgenden Zwecken:

  • um die Richtigkeit der von uns geführten Aufzeichnungen über Sie aufrechtzuerhalten und zu verbessern,
  • um mit Ihnen in Ihrer beruflichen Funktion zum Zweck der Anbahnung und Abwicklung einer Geschäftsbeziehung Kontakt aufzunehmen.

3. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an folgende Kategorien von Empfängern weitergeben:

  • an unsere Konzernunternehmen, Auftragsverarbeiter und Partner, die Datenverarbeitungsdienste für uns erbringen oder die auf sonstige Weise personenbezogene Daten für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke verarbeiten oder die Ihnen mitgeteilt werden, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten erfassen. Unser zentraler Auftragsverarbeiter für Leistungen im Bereich Informationstechnologie (z.B. Betrieb von IT-Systemen, technische Wartung und Entstörung) ist die ÖBB-Business Competence Center GmbH, Erdberger Lände 40-48, 1030 Wien, FN 248730 f, ein Unternehmen des ÖBB-Konzerns. Eine Aufstellung der wichtigsten Konzernunternehmen des ÖBB-Konzerns finden Sie unter https://konzern.oebb.at/de/ueber-den-konzern/organisation. Zum Zweck der Organisation von Ausbildungs- und Seminarveranstaltungen werden an die Vortragenden die personenbezogenen Daten der Schulungsteilnehmer übermittelt (Name, Firmenwortlaut, Funktion).
  • an die voestalpine AG, voestalpine-Straße 1, A-4020 Linz zum Zweck des Betriebs der Website www.ws-akademie.at. Personenbezogene Daten von Schulungsteilnehmern nach Punkt 2.2 werden jedenfalls nicht an die voestalpine AG, voestalpine-Straße 1, A-4020 Linz übermittelt.
  • für den Fall, dass die WS Service GmbH für Sie Übernachtungen in Beherbungsbetrieben buchen soll, an den Beherbungsbetrieb.
  • an eine zuständige Vollstreckungsbehörde, eine Aufsichtsbehörde oder staatliche Stelle, ein Gericht oder sonstige Dritte, wenn die Offenlegung notwendig ist (i) aufgrund geltender Gesetze oder Vorschriften, (ii) zur Ausübung, Wahrung oder Verteidigung unserer gesetzlichen Rechte oder (iii) zum Schutz Ihrer wichtigen Interessen oder der wichtigen Interessen einer anderen Person.
  • an einen potenziellen Käufer (und seine Vertreter und Berater) in Zusammenhang mit einem geplanten Kauf, Zusammenschluss oder der Übernahme unseres Unternehmens (oder eines Teiles davon), sofern wir den Käufer davon unterrichten, dass er Ihre personenbezogenen Daten nur für die in dieser Datenschutzerklärung angegebenen Zwecke nutzen darf.
  • an jede andere Person, sofern Sie der Offenlegung zustimmen.

 4. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Rechtsgrundlage für die Erfassung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten hängt von dem spezifischen Kontext, in dem wir sie erfassen, ab.

In der Regel werden wir Ihre personenbezogenen Daten nur verarbeiten, wenn wir Ihre Einwilligung hierfür haben (Art 6 Abs 1 lit a EU Datenschutz-Grundverordnung, "DSGVO") oder wenn wir die personenbezogenen Daten benötigen, um einen Vertrag mit Ihnen zu erfüllen (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO). So verarbeiten wir die unter Punkt 2.1 genannten Kunden- und Kontaktdaten sowie die unter 2.2 genannten Daten von Seminarteilnehmern zur Anbahnung und Erfüllung von Ausbildungs-, Seminar- oder Mietverträgen. Ferner können wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn wir für die Verarbeitung ein berechtigtes Interesse haben, das nicht durch Ihre Datenschutzinteressen oder Grundrechte und Grundfreiheiten außer Kraft gesetzt wird (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO). Solche berechtigten Interessen der WS Service bestehen beispielsweise in der zeitgerechten, vollständigen und konsistenten Beantwortung von Anfragen oder Beschwerden sowie in der Verbesserung ihres Angebots über Ausbildungen und Schulungen sowie über die Vermietung von Räumlichkeiten. In einigen Fällen kann eine Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten erforderlich sein, um eine uns treffende rechtliche Verpflichtung zu erfüllen (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO), wie etwa gesetzliche Aufbewahrungspflichten, oder, um Ihre lebenswichtigen Interessen oder die lebenswichtigen Interessen einer anderen Person zu schützen (Art 6 Abs 1 lit d DSGVO).

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund anderer, oben nicht genannter berechtigter Interessen (oder derjenigen eines Dritten) verarbeiten, werden wir Sie zum gegebenen Zeitpunkt über diese berechtigten Interessen informieren.

5. Datenaufbewahrung

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten auf, solange dies für die Zweckerfüllung erforderlich ist oder vertragliche oder gesetzliche Verpflichtungen oder berechtigte Interessen bestehen (zB um eine von Ihnen angefragte Dienstleistung zu erbringen, gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen oder Rechtsansprüche geltend zu machen).

Sobald keine legitimen Zwecke für die weitere Aufbewahrung der personenbezogenen Daten bestehen, werden diese entweder gelöscht oder anonymisiert. Falls dies nicht möglich ist (etwa weil Ihre personenbezogenen Daten in Backup-Archiven gespeichert wurden), werden wir Ihre personenbezogenen Daten sicher speichern und sie keiner weiteren Verarbeitung zugänglich machen, bis die Löschung möglich ist 

6. Betroffenenrechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen besteht das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden Daten, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch gegen die Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie Einbringung einer Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Die für WS Service zuständige Datenschutzbehörde ist die Österreichische Datenschutzbehörde.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiten, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit per E-Mail an office@wsservice.at oder per Post an „WS Service GmbH, Ghegastraße 3, A- 3151 St. Georgen am Steinfeld“ widerrufen. Der Widerruf Ihrer Einwilligung hat keine Auswirkungen auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor Ihrem Widerruf.

Werden personenbezogene Daten zu Direktwerbezwecken verarbeitet, deren Verarbeitung nicht auf Ihrer Einwilligung beruht, besteht das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Zur Ausübung dieser Rechte schreiben Sie uns bitte an office@wsservice.at oder per Post an „WS Service GmbH, Ghegastraße 3, A-3151 St. Georgen am Steinfeld“. Wir werden Ihre Anfrage prüfen und entsprechend beantworten.

Weiters können Sie Marketingmitteilungen, die wir Ihnen gegebenenfalls schicken, abbestellen. Bitte klicken Sie hierfür in den Marketing-E-Mails, die wir Ihnen zusenden, auf den Abmelde-Link oder melden Sie sich per E-Mail an der in der betreffenden Marketing-E-Mail angegebenen E-Mailadresse von dieser Verteilerliste ab. Um sonstige Arten der Marketingkommunikation (etwa per Post oder Telefon) abzubestellen, kontaktieren Sie uns bitte unter WS Service GmbH, Ghegastraße 3, A- 3151 St. Georgen am Steinfeld oder unter office@wsservice.at.

7. Aktualisierungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung gelegentlich im Hinblick auf rechtliche, technische oder geschäftliche Entwicklungen aktualisieren. Wenn wir unsere Datenschutzerklärung aktualisieren, werden wir angemessene Maßnahmen treffen, um Sie je nach Wichtigkeit der vorgenommenen Änderungen zu informieren. Wir werden für jede wesentliche Änderung der Datenschutzerklärung, die wir vornehmen, Ihre Einwilligung einholen, wenn und soweit dies gemäß den einschlägigen Datenschutzgesetzen erforderlich ist. Das Datum der „letzten Aktualisierung“ finden Sie am Anfang dieser Datenschutzerklärung.